6 consejos para la gestión de proveedores que debes tener en cuenta

La gestión de proveedores se ocupa de mantener unas buenas relaciones con los proveedores de productos y servicios. Mantener un buen sistema de trabajo con ellos es fundamental para que nuestra tienda online o física disponga de todos los suministros necesarios para ofrecer un buen servicio a los clientes. En este post te daremos simplemente algunos consejos para la gestión de proveedores que te pueden resultar útiles.

1. Busca y selecciona diferentes proveedores

Para que un negocio sea sólido, el proceso de selección de proveedores ha de ser riguroso. Entre los criterios de selección de proveedores más importantes, es importante analizar la trayectoria y perfil del proveedor, evaluar su relevancia estratégica dentro de nuestra empresa, las referencias y clientes con los que ha trabajado, así como toda la tecnología, logística e infraestructura que tiene.

La elección de proveedores no sólo debe hacerse en base al precio, sino también al margen de rentabilidad y la calidad del servicio que ofrecen.

2. Revisa bien los contratos

Los contratos con proveedores son uno de los aspectos que más respeto deben darnos. En ocasiones, se pueden incluir cláusulas que pueden resultar perjudiciales para nuestro proyecto de negocio. Independientemente de que hayamos valorado otros aspectos en el proceso de negociación, siempre hay que buscar información detallada antes de firmar un contrato y comprobar que ese proveedor encaja dentro de nuestros patrones de calidad y servicio al cliente.

Los conflictos debido a los contratos pueden dar lugar, luego, a problemas legales cuando una de las partes no los cumple. Hemos de ser cuidadosos en este aspecto.

3. Crea un buen sistema de pagos a proveedores

Uno de los mayores problemas en la relación con los proveedores que puede tener una empresa es el incumplimiento de contratos con los proveedores. Esto puede deberse a que la compañía se encuentre con deudas y no pueda hacer frente a los plazos de vencimiento, pero también a una mala gestión de los cobros y pagos.

Muchos proveedores trabajan mediante remesas bancarias para poder garantizar que reciben el pago en el tiempo y forma estipulados. Esto ahorra mucho trabajo, pero también permite racionalizar la gestión de los cobros y el control de la liquidez.

4. Evita problemas con la entrega de mercancía

Un punto importante es gestionar el proceso de entrega de la mercancía de la forma más eficaz posible. Esto no es sólo responsabilidad de la empresa proveedora. El receptor debe, por ejemplo, conservar los albaranes cuando sea necesario, así como las facturas relacionadas con ellos.

Por otro lado, puede haber conflictos con los albaranes cuando éste no incluye todos los detalles, especialmente la fecha de entrega o cuando la firma no está clara. Trata de evitarlos asegurándote de que todo está en orden.

Desde nuestro software de gestión myGESTIÓN puedes gestionar tus facturas recibidas y albaranes, conservando los documentos contables con plena seguridad y pudiendo acceder a ellos de manera fácil y cómoda.

5. Es importante mantener una buena comunicación

Una comunicación fluida con tus proveedores te ayudará a evitar malentendidos, así como a lograr que tu relación con ellos sea eficaz. Un buen proveedor puede proporcionarte soluciones a problemas que estás experimentando, pero si estos problemas no se dan a conocer, probablemente sigas arrastrando dichas dificultades.

Cualquiera que sea tu proveedor (un mayorista, un prestador de servicios, un contable, o empresas de Internet…), trata siempre de preguntar o avisar cuando te den un documento contable con errores. En muchas ocasiones esto te permitirá aspectos de la gestión comercial que no se están desarrollando bien.

Ten en cuenta, por ejemplo, que los gastos deducibles de tus facturas con proveedores dependen de que la factura y documentación esté bien efectuada. Por tanto, sé cuidadoso en el control de facturas.

6. Busca nuevos proveedores de forma constante

Muchas veces le ha pasado a alguna empresa que depende de un solo y principal proveedor. Ésta empresa, por la razón que sea, tiene problemas y quiebra, o cambia su política y empieza a dar un mal servicio que no se correspondía con lo que habíamos contratado.

La búsqueda de nuevos proveedores es importante porque te permite anular tu exceso de dependencia de un solo proveedor. Si tienes una tienda online, por ejemplo, y trabajas con un único transportista, o la empresa de mensajería no está actuando correctamente, esto puede suponer un riesgo para tu negocio y tus ventas. Aunque lleves mucho tiempo trabajando con ellos, siempre has de ver que se ajustan a tus expectativas.

El hecho de trabajar con varios proveedores, por ejemplo, te permite llegar a puntos de la geografía a los que antes no llegabas. Estudia la búsqueda de proveedores en otros países si deseas vender en el extranjero para tener unos gastos de envío más razonables.

Crea y gestiona tus proveedores con myGESTIÓN

Tu software de facturación online myGESTIÓN dispone de una pestaña de proveedores que permita trabajar de forma eficaz. Puedes dar de alta nuevos proveedores e indicar sus datos de referencia. Además, puedes gestionar tus gastos de manera ordenada para que puedas tener una panorámica tanto de tus pagos como de tus compras.

Gracias a nuestro módulo avanzado de contabilidad, también tienes la posibilidad de gestionar los asientos contables relacionados con tus proveedores y, en definitiva, llevar la contabilidad de tu empresa.

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