¿Cómo digitalizar el almacén de tu empresa?

¿Sabes que la digitalización del almacén supondría notables beneficios para tu pequeño negocio? Dar este paso facilitaría que pudieses enfocarte en otras tareas y evitar los errores típicos de la gestión de almacén mediante procesos manuales.

La gestión de almacén es un proceso que incrementa su complejidad a medida que aumentan las referencias y cantidades de artículos disponibles. Muchas pymes cuentan, sin embargo, con herramientas tradicionales para la gestión de almacén y al final resulta que pierden mucho más tiempo del necesario en el control de inventario.

En este post vamos a contarte qué es digitalizar el almacén de una empresa de manera que no te queden dudas sobre lo que realmente significa transformar digitalmente el almacén de un negocio.

¿Qué es la digitalización de almacén?

La digitalización de almacén consiste en el uso de herramientas digitales para el control de inventario de existencias de un comercio. Pero no estamos hablando simplemente de utilizar una hoja de Excel o Access para llevar la gestión del stock. Nos referimos al uso de herramientas digitales que permiten integrar el área de ventas, compras, TPV, almacén y contabilidad, de manera que los procesos se lleven a cabo automáticamente.

Imagina que tienes en tu almacén una silla de diseño y el stock es de 42 unidades. Entonces recibes una compra en tu tienda física y cuando registras dicha venta, automáticamente se actualiza el stock a 41. Además, la venta genera una factura y un asiento contable, y los datos se van sumando automáticamente para que al final del trimestre puedas elaborar tus impuestos fácilmente.

Esto es digitalizar tu almacén para que funcione de manera alineada con el resto de la empresa. Y no sólo eso, sino que vas a tener tu inventario permanentemente actualizado, por lo que será mucho más difícil que se cometan errores que luego puedan generar discrepancias en los datos.

Ideas para digitalizar el almacén de tu empresa desde cero

A la hora de digitalizar un almacén, es importante responder primero a una serie de preguntas para valorar la mejor herramienta ERP y cómo configurarlo para que se ajuste a tus necesidades:

1. Si no tienes sistema ERP, empieza a utilizar uno

El caso de muchos pequeños negocios es que no tienen un software ERP. Quizás usan herramientas de ofimática tradicionales para generar las facturas y gestionar los datos de la empresa. Pero esto no te ayuda a automatizar los procesos, por lo que nuestra recomendación es que contrates un sistema ERP en la nube como myGESTIÓN, que te ofrezca una amplia flexibilidad para utilizar las herramientas que necesites y pagar por su uso, según tus objetivos.

2. Asegúrate de que hay una perfecta integración entre ERP, TPV, almacén y tienda online

Hay empresas que trabajan con un programa TPV instalado en su ordenador y conectado con la herramienta de gestión de inventario, pero no es un verdadero software ERP en el que puedas tener el control de todos los procesos del negocio.

Además, si tienes una tienda online es muy probable que no la tengas conectada con tu ERP o software de gestión, lo que hace mucho más compleja la gestión de los procesos. Por eso es clave que para digitalizar tu almacén pienses también en tu eCommerce. Si tienes una tienda PrestaShop, puedes utilizar el conector ERP eCommerce de myGESTIÓN para tener tu software de gestión online conectado con tu tienda y así tener el stock, las facturas, los productos y los precios sincronizados.

3. Identifica tus productos mediante etiquetas y código de barras

Otro punto esencial para digitalizar tu almacén y lograr un nivel de automatización adecuado es que trabajes mediante etiquetas y códigos de barras. Esto te permitirá identificar los productos de manera rápida a través de un lector de códigos de barras y no tendrás que teclear para localizar los productos en tu base de datos.

Existen diferentes formas de identificación electrónica, y siempre puedes utilizar la que más cómoda resulte para tu negocio, ya sean códigos EAN o C128, QR o RFID. Lo esencial es que puedas hacer un adecuado control de la trazabilidad de producto, es decir, que puedas conocer toda la información sobre cada producto (nombre, código SKU, precio...) y las fases por las que ha atravesado.

Una vez hayas llevado a cabo estos tres procesos, el control de inventario se podrá llevar a cabo de manera más eficiente y rápida. Aunque siempre puedes realizar un conteo manual al final del año para asegurarte de que no hay errores, con una herramienta de gestión de almacén digital es mucho más sencillo llevar tu inventario al día.

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