¿Qué es la gestión estratégica de compras?

La gestión estratégica de compras es un aspecto crítico en la evolución económica de las organizaciones. Tanto si hablamos de la industria como del comercio, optimizar la estrategia de compras es indispensable para hacer frente a los desafíos que tenemos por delante: costes energéticos, gastos logísticos y los problemas en la cadena de suministros derivados de una situación económica con una alta incertidumbre.14

Si tu empresa quiere detectar las oportunidades y mejorar sus márgenes de beneficio, es indispensable hacer una gestión de compras que te proporcione el nivel de rentabilidad adecuado para tener un negocio de éxito.

Esto no es sólo crucial para las grandes organizaciones, sino también para las pequeñas y medianas empresas, que deben ser conscientes del papel capital que juega la gestión de compras para el éxito de su negocio.

¿En qué consiste la gestión estratégica de compras?

La mayoría de los negocios, tanto en el comercio como en la industria, realizan operaciones de compra y venta. Son muy pocas las empresas que extraen sus materias primas directamente de la tierra, siendo lo más habitual adquirirlas a terceros y llevar a cabo operaciones de transformación y tratamiento de los materiales para convertirlos en el producto final.

La gestión de compras consiste en una serie de procesos que son claves para que la empresa disponga de las materias primas o productos que necesita.

1. Elección de proveedores

La elección de los proveedores debe hacerse atendiendo a criterios de mercado: precio, calidad de los productos, opciones de pago y financiación, localización del proveedor, fiabilidad… Todos los aspectos son importantes para tratar de que una industria o comercio no se vea perjudicada por los retrasos o incumplimientos de terceros.

2. Previsión de la demanda

Sin una previsión eficaz de la demanda, no es posible gestionar una estrategia de compras que tenga éxito. Hay que establecer los niveles de stock mínimo y máximo que necesitas para no someter tu gestión logística a una situación de cuello de botella en la que no puedas servir los pedidos, o tus almacenes queden saturados de productos o materias primas a los que no puedas dar salida.

3. Automatización de las órdenes de compra

La toma de decisiones de compra es clave para el funcionamiento de una estrategia de compra. Muchas veces las compras no se realizan de forma puntual, sino continuada y periódica, para asegurar que siempre haya disponibilidad de las materias primas o stock suficiente en inventario.

Es necesario establecer las relaciones contractuales necesarias para entender la relación entre empresa y proveedor con vistas al largo plazo. Considera también la importancia de gestionar órdenes de compra de forma automatizada.

4. Gestión de la documentación asociada a las compras

Toda la gestión de compras lleva una documentación, como facturas y albaranes, que debe quedar registrada en el software ERP de la empresa. Una vez que los productos entran en el inventario, es necesario llevar a cabo el etiquetado para su identificación. Estos procesos se gestionan hoy día a través de herramientas de gestión online como myGESTIÓN, donde puedes llevar tanto la gestión del almacén y la logística como la gestión de compras y ventas.

5. Análisis y clasificación de los costes

Una estrategia de compras debe contemplar cuáles son los costes de cada artículo o referencia. Es necesario controlar las cantidades para evitar un exceso de inventario, pero también hay que tener muy en cuenta la estructura de costes para que la inversión de los recursos de la empresa estén bien distribuidos.

La toma de decisiones inteligente sólo puede partir del análisis y clasificación de los gastos en materias primas o productos. Acceder a estadísticas de venta o tasa de rotación de las mercancías nos puede proporcionar la información necesaria para tomar decisiones informadas.

6. Análisis del nivel de concentración de proveedores

¿Hasta qué punto eres dependiente de determinados proveedores? ¿Tu producción o tus ventas se podrían ver afectadas en caso de que se produzcan eventualidades que afecten a tus proveedores? Por ejemplo, si tus productos vienen principalmente de China y se producen dificultades en la gestión de la cadena de suministros, debes valorar la posibilidad de obtener las mercancías de otros proveedores para no enfocarte únicamente en un solo mercado y tener alternativas.

Y aquí entraríamos en otro aspecto central de la gestión estratégica de compras. ¿Cuál es el nivel de sensibilidad de tu empresa ante la necesidad de cambiar de proveedor? ¿Tu modelo de negocio se vería afectado si un proveedor cierra o cancela el contrato? Necesitas establecer los mecanismos para reducir tu dependencia externa.

Y no sólo con proveedores, sino también con productos, que pueden agotarse, dejar de fabricarse o aumentar de precio, lo que también podría generar dificultades si no dispones de un plan B. Todos estos aspectos deben contemplarse en una estrategia de compras inteligente.

¿Por qué es importante controlar la gestión de compras?

Desde myGESTIÓN te invitamos a desarrollar una estrategia de compras eficaz que te permite tener el control de todas las áreas del proceso: estrategia, toma de decisiones, gestión administrativa de las operaciones y análisis de datos para que tu industria o negocio pueda ser competitiva y resiliente ante cualquier cambio en el mercado.

A través de nuestro software de gestión empresarial, podrás llevar a cabo los procesos relacionados con la gestión de compras y ventas, así como la gestión de proveedores y la gestión de almacén, de modo que puedas lograr los mejores resultados en tu negocio. ¡Infórmate gratis!


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