¿Cómo gestionar el catálogo de tu tienda online?

Para algunas empresas puede resultar un mundo dar el salto al comercio electrónico. Pero una vez que lo han hecho, no todas consiguen tener éxito, y lo más importante, no todas logran adaptarse a una forma de gestión adecuada al entorno digital. Una de las preguntas que se suelen hacer los empresarios de las PYME es cómo gestionar el catálogo de la tienda online para que no se produzcan los típicos errores.

Todos sabemos que tener una tienda en Internet no es tarea fácil. No es tan sencillo como en ocasiones nos lo pintan. Lo cierto es que, además de cumplir unas obligaciones legales, es imprescindible tomar algunas decisiones administrativas importantes en la gestión de pedidos y la gestión del catálogo. Tener un catálogo de productos en condiciones es imprescindible para llegar a tus clientes.

¿Cuáles son los errores típicos en la gestión del catálogo en una tienda online?

La mayoría de PYMEs que se lanzan a crear una tienda online suelen optar por alguna de las plataformas más conocidas: Prestashop o Magento. Sin embargo, en muchas ocasiones lo único que se llega a producir es una mera exportación o volcado del catálogo en la plataforma, sin una adaptación adecuada para vender el producto en el entorno online.

Veamos algunos de los errores típicos que se producen a la hora de gestionar el catálogo de su tienda online.

1. Se duplican las tareas

En primer lugar el gran problema es que se duplican las tareas. Las PYME se encuentran con que el trabajo no termina en el momento de exportar su base de datos a su tienda online. Constantemente se están dando de alta nuevos productos, se dan de baja otros, cambian los precios, o incluso algo aún más grave, se quedan sin existencias temporalmente de un determinado artículo.

La consecuencia es que, si no dispones de un sistema que puedas conectar con tu tienda online, al final te toca desarrollar tareas administrativas dos veces. Por un lado, en el inventario del software empresarial que estás utilizando, y por otro, corrigiendo los desajustes que se producen por la falta de sincronización.

2. Se producen errores en las ventas

El punto 1 genera a su vez una gran diversidad de problemas. Por ejemplo, un cliente compra un producto en nuestra tienda Prestashop, pero este producto estaba ya descatalogado y no nos había dado tiempo a indicarlo en la página web, o a retirarlo de la tienda. Sencillamente, es imposible llevar una gestión del catálogo sincronizada al 100% si no es con un sistema automatizado.

La venta de productos descatalogados genera otra serie de consecuencias: necesidad de devolver el dinero al cliente, informarle de que su producto está descatalogado, hablar con él por e-mail o por teléfono.Todo tareas que consumen tiempo y que, por otra parte, suponen un punto negativo para la marca.

3. Los pedidos no llegan directamente al almacén

Lo ideal es que, cuando se produzca un pedido, la orden llegue directamente al almacén para consumir el mínimo tiempo posible en la preparación del producto y envío a través del transportista correspondiente.

Sin embargo, cuando el sistema que utilizamos en la empresa no es el mismo que el de la tienda online, esto obliga a tener una persona responsable de gestión de pedidos en la tienda en línea que informe, de forma manual, de las órdenes o pedidos que se producen.

4. Las facturas no llegan directamente a tu software empresarial

Nuestra tienda online puede generar facturas automáticamente y enviárselas al cliente. Pero estos datos no quedan registrados automáticamente en el ERP o sistema de gestión empresarial.

Tenemos las facturas duplicadas y hay que darlas de alta en el otro sistema, con lo que además de suponer una duplicación de tareas, se aumentan las probabilidades de que se produzcan errores humanos y que al final los números no cuadren.

Eso puede implicar, por ejemplo, desajustes en la gestión de la contabilidad, ya que tendríamos unos números en nuestra tienda online y otros distintos en el software empresarial. Habría que rastrear cada pedido para comprobación de errores, lo que supondría un enorme trabajo.

¿Cómo mejorar la gestión del catálogo en tu tienda online?

Lo ideal es que tu software de gestión empresarial y tu tienda están sincronizadas a través de un módulo que conecta ambos sistemas mediante una API. De esta forma, cuando se produce un pedido en la tienda en línea, queda automáticamente registrado en el ERP. Y cuando se da de alta un producto en el ERP, éste aparece en la tienda online.

Sabemos que hay muchos programas de gestión que no permiten conectar con plataformas tan conocidas como Prestashop. Por eso nuestro software de gestión en la nube myGESTIÓN te ofrece un conector Prestashop que permitirá que tu software esté sincronizado con tu tienda.

Aprovecha el poder de la automatización y gana un tiempo precioso. Olvídate de las tareas dobles, desajustes y quebraderos de cabeza de tener que gestionar dos tiendas y verás cómo puedes dedicar tu tiempo y el de tus empleados a tareas más productivas. Si quieres conocer más información sobre nuestro conector Prestashop, puedes contactar con nuestro Centro de Asistencia.


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