Mejor software para gestión de inventarios

Al finalizar el año, la mayoría de empresas realizan el cierre económico y recuento de las existencias de aquello que no han vendido. Para ello, necesitan una herramienta para registrar y controlar la gestión diaria de los productos. Nos referimos al software de inventarios, que es un programa específico para gestionar el almacén. Aunque también existen otras soluciones enfocadas a la gestión integral de la empresa pero con un módulo ad hoc para la gestión de inventarios.

En esta línea, muchas empresas se dan cuenta ahora de que no disponen de las herramientas de facturación o almacén adecuadas: para hacer inventario, para controlar las unidades en stock o para auditar el total de existencias que quedan por vender a final de año. Para cualquiera de estas acciones, necesitas el mejor programa de inventarios posible.

Software de gestión de inventarios: qué es

Un software para controlar el inventario es una herramienta informática destinada a cubrir todos los procesos de almacén de un negocio. Permite crear y clasificar artículos; administrar el stock de cada uno; contar con una previsión de entradas y salidas de mercancía; o la ya mencionada e imprescindible valoración de existencias.

Las anteriores funcionalidades son las más habituales dentro de este tipo de herramientas, pero no las únicas. Otros programas de almacén como myGESTIÓN incluyen funciones más avanzadas como el seguimiento de los activos, gestión multialmacén o la aplicación de diferentes precios y tarifas a los productos.

¿Qué debe incluir un programa de inventario?

Cualquier solución de inventario permite la gestión dual del almacén en consonancia con las compras y ventas. Esto implica contar con una relación detallada de todas los productos de la empresa en un momento concreto, clasificadas por artículos y grupos de artículos.

A partir de la adquisición de mercancía, el stock entra a tu almacén o almacenes designados. Cuando los clientes realizan un pedido, el stock se queda como pendiente de servir para saber en todo momento las unidades disponibles para la venta. Además, en cualquier momento y por si hubiera sucedido algún tipo de error, puedes hacer regularizaciones en el inventario para modificar el stock vigente.

Cuanto mayor sea la cantidad de productos de la que dispongas en tu negocio, el control de inventario puede volverse más complejo. Lo ideal para hacer inventario es disponer de etiquetas legibles mediante un dispositivo electrónico que identifique cada uno de los productos. Olvídate del 'todoterreno Excel' que tienes que actualizar con cada venta o movimiento de almacén que induce a posibles errores. Si cada producto cuenta con una referencia o código de barras, a través del lector podrás identificar cada uno de los artículos de forma rápida en tu almacén.

Otras funciones de gestión de almacén

Además de los códigos barras, depende del sector y/o productos que comercialice una empresa, puede necesitar otras características:

• Atributos: por ejemplo, tallas y colores


• Precios especiales: asignar diferentes tarifas o precios de compra/venta a los artículos en función de la situación. Por ejemplo, el artículo X al cliente 1 se lo vendemos a 100 euros. Mientras, el mismo artículo se lo vendemos al cliente 2, que es un mayorista y tendrá una tarifa más reducida


• Lotes y caducidad: control de nº de lote, fecha de caducidad y trazabilidad del producto a lo largo de la cadena de suministro


• Números de serie: para productos informáticos/tecnológicos y para maquinaria

Valoración del stock

Como comentábamos al principio del artículo, la valoración de existencias es un proceso crítico dentro de cualquier organización. No sólo para conocer lo que la empresa tiene en el almacén, sino porque es obligatorio por ley.

myGESTIÓN, igual que otros muchos ERP para el inventario, cuenta con diferentes métodos para llevar a cabo la valoración de existencias:

1. A partir del coste promedio del artículo


2. FIFO: First in First Out, primera entrada y primera salida en castellano. En este método, las existencias se valoran económicamente a partir de las que entraron primero.


3. Inventario a una fecha: por ejemplo, para calcular la valoración del inventario en un día concreto.

Tipos de programas de inventario

Si ya te has convencido de NO realizar el inventario con Excel, Access o programas similares de ofimática, estos son los tipos de herramientas que vas a encontrar:

• Open source: hablamos de software libre de inventario, que también suele ser un software free o gratuito. El mayor riesgo de este tipo de programas es que suelen tener muchas restricciones, por ejemplo en el número de facturas a emitir. Esto es lógico, puesto que ninguna empresa va a almacenar datos sin límite en la nube de forma gratuita.


• Programa de facturación más módulo de gestión de Almacén: hay programas de facturación que nos permiten disponer no sólo de nuestras facturas emitidas y recibidas, sino también de una relación del stock de todos los artículos. Suelen cumplir las dos tareas de forma más básica y sencilla, pero pueden ser útiles para ciertas empresas.


• ERP integral: este es el modelo de myGESTIÓN. Es un software de gestión completo con funciones de inventario avanzadas. Es una herramienta dirigida a negocios que requieren controlar la facturación, las compras, la contabilidad o, por supuesto, el proceso logístico.

Ventajas de disponer de un software de gestión ERP con módulo inventario

Más allá de tus obligaciones contables o de facturación, el sistema ERP es la herramienta que te ayuda a evaluar la marcha de tu negocio, a establecer objetivos y llevar un control exhaustivo de los datos de tu empresa.

Si gestionas tu inventario manualmente, sin herramientas online como myGESTIÓN con TPV, etiquetas y gestión de inventario, tendrás que supervisar cada producto sobre el Excel o Access que utilices. Se trata de un proceso manual donde tienes unas altísimas probabilidades de cometer errores además de que se vea ralentizado.

Muchos han empezado con una tienda online o un eCommerce y se dan cuenta tarde que disponen de toda la información de su stock desperdigada en diferentes programas. Si tu tienda es sólo online, resulta que tienes un programa para gestionar tu contabilidad y otro diferente para tu eCommerce, que podrá ser un Prestashop o un Magento.

Esa falta de sincronización del stock entre los programas duplica tu trabajo y aumenta el número de errores humanos a la hora de recontar los productos. Con un software de gestión ERP como myGESTIÓN, especialmente pensado para empresas de tu tamaño, vas a poder ahorrar tiempo, reducir errores y evitar problemas administrativos por culpa de una mala gestión del inventario. Usando la tecnología adecuada vas a ahorrar una gran cantidad de dolores de cabeza.

Inventario en tiempo real para el sector retail

Si tienes una empresa del sector retail, necesitas que el programa de inventario también te permita gestionar ventas rápidas. Es decir, que cuente con un software TPV que agilice las ventas de la tienda, física u online. Así, todo quedará integrado:

• Cuando se realiza una venta, se identifica el producto rápidamente con un dispositivo electrónico como un dispositivo móvil o un lector de código de barras


• Una vez que se ha producido la venta a través del TPV, el ticket queda registrado y los productos vendidos salen del almacén


• El inventario se actualiza automáticamente a partir de las órdenes de compra, venta o de las regularizaciones de stock (añadir o eliminar existencias de manera manual)

Mediante la combinación TPV + Programa de gestión de inventario y Ventas + Etiquetado de productos + Lector de etiquetas es todo mucho más fácil. Con estos medios, evitarás muchos errores durante el proceso de gestión del inventario.

Si nos pidieras que te resumiéramos en un párrafo todo lo anterior, estas son las claves y conclusiones finales del artículo:

1. Utilizar un software de inventarios es imprescindible para cualquier negocio con compre, almacene y venda productos de manera habitual (sector retail)


2. Estas herramientas controlan de manera exhaustiva todo el proceso logístico. Desde el almacenamiento, el etiquetado, la localización, las características concretas de cada producto...


3. Pueden ser de varios tipos: de código abierto, ERP integral o programa de facturación + módulo de Almacén

Etiquetas: inventariogestión de stockcontrol de existenciascierre contablemejores software