Qué es el inventario cíclico y por qué es importante

Hay un proceso interno en las empresas que consiste en hacer inventario de los productos y materias primas que forman parte del activo corriente, es decir, las existencias de la empresa en ese período de tiempo.

Generalmente, este proceso suele llevarse a cabo a final del año para hacer el cierre contable, pero hay un concepto vinculado a este inventario que es el inventario cíclico.

Hacer un inventario no es sólo una cuestión administrativa para poder llevar los balances y poder presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Por el contrario, llevar un control durante el año del inventario nos ayuda a conseguir otros objetivos.

En este post te explicamos paso a paso en qué consiste este inventario cíclico y por qué es importante.

¿En qué consiste el inventario cíclico?

También conocido como conteo cíclico o conteo rotativo, estamos hablando de un método para mejorar la fiabilidad de nuestro control de inventario.

Si no desarrollamos tareas eficaces en el control y gestión de inventario de manera periódica durante el año (a nivel mensual, bimestral o trimestral), será luego mucho más complejo hacer las cuentas del ejercicio.

Y sobre todo, hay que tener en cuenta que para tomar decisiones cada trimestre tenemos que saber bien qué existencias tenemos, qué se ha vendido más y qué se ha vendido menos. Si no controlamos estos aspectos periódicamente (al margen del cierre contable), no podremos tener la seguridad de que no hay desajustes en el inventario, ni tomar decisiones basadas en datos reales a la hora de por ejemplo comprar nueva mercancía.

¿Por qué es importante el inventario cíclico?

Hay varias razones por las que vale la pena hacer un inventario cíclico de la empresa:

1. Las empresas con gran volumen de inventario no pueden esperar a final de año para hacer el cálculo de existencias. Deben hacerlo periódicamente y además disponer de una herramienta que les permita agilizar el proceso y poder tener constancia de cómo se están gestionando las existencias, ya que hay empresas con un altísimo volumen de artículos.

2. Nos ayuda a reducir los errores en la gestión de almacén. Si estamos cometiendo errores graves en la gestión de almacén, tenemos que ser conscientes de ello con tiempo para poder tomar decisiones. De otro modo, en el momento de hacer el cierre contable nos encontramos con un volumen enorme de trabajo y gran cantidad de errores que hay subsanar. Que por cierto, no siempre es posible subsanar todos los fallos cometidos, lo cual implica un handicap para la empresa.

3. Tomar mejores decisiones de compra. Si cada mes, o cada trimestre, sabemos qué artículos tenemos todavía entre manos, tendremos una idea más completa de cómo está funcionando la empresa. No se trata sólo de contabilizar las existencias, sino de ver qué se ha vendido y qué no de cara a tomar decisiones de compra.

¿Cómo hacer el conteo de inventario físico?

Hacer este tipo de análisis cuatro veces al año puede ser muy complejo. De hecho, muchas empresas ya dedican mucho tiempo a final de año para poder cerrar el inventario y tener las cuentas anuales preparadas. Lo habitual es que haya muy poco tiempo para realizar esta tarea.

Sin embargo, es importante que se haga un inventario cíclico para reducir cargas de trabajo, o cuando menos, estar seguro de que los datos de los que disponemos se corresponden con la realidad. En este sentido, disponer de una herramienta online de gestión de inventario nos permitirá llevar mejor el control de stocks, sin necesidad de que invirtamos una gran cantidad de tiempo en la contabilización de las existencias.

Algunas empresas que realizan el inventario cíclico, de hecho, no lo hacen completo, sino basándose en una clasificación ABC, de acuerdo con el valor y la frecuencia de venta de un determinado stock, ordenando los artículos de mayor a menor valor y de mayor a menor frecuencia de venta.

En este sentido, aunque no hagamos un control exhaustivo del stock de manera trimestral, sí que podemos llevar una monitorización de los productos más importantes o que más beneficios nos generan, ya que son la base de nuestro negocio y por lo tanto es más importante que controlemos que no haya errores de contabilización.

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Para que las tareas de control de stock no se vuelvan demasiado complejas, es imprescindible apostar por herramientas digitales que nos permitan ahorrar tiempo, mejorar nuestra productividad y optimizar la gestión de nuestro almacén.

Más allá de cómo queramos llevar a cabo el control de inventario, disponer de las herramientas y la tecnología adecuada te va a ahorrar mucho tiempo. Para empezar, porque habrá menos errores a la hora de contabilizar compras y ventas, porque está todo digitalizado y no tienes que llevar a cabo cuentas manuales.

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