Seguimiento de ventas: qué es y cómo hacerlo

Uno de los aspectos que debes controlar en un negocio es el análisis y seguimiento de ventas. Da igual que tengas una empresa de servicios o un comercio. Debes tener claro que es indispensable disponer de una herramienta que te permita hacer una clasificación de los clientes potenciales y gestionar tus contactos para poder desarrollar una estrategia eficaz a largo plazo.

Es muy importante tener claro que es más fácil vender más a los clientes que ya tienes que captar nuevos clientes. La fidelización del cliente es un aspecto fundamental para que tu negocio pueda funcionar bien a largo plazo, tanto si tienes una tienda online como una empresa de servicios.

Cuanto más fragmentados estén tus ingresos (es decir, cuanta menor sea tu dependencia de cada cliente), menos riesgos presentará tu negocio ante los cambios en el mercado. En esta línea, es de gran importancia cuidar a tus contactos y trabajar en tu embudo de ventas a través de un sistema CRM.

¿Qué es el seguimiento de ventas?

Consiste en clasificar a los clientes potenciales según la etapa en la que se encuentran o en el interés mostrado en tu producto o servicio.

Hay muchas formas de clasificar a los clientes y pueden ser variables en función del tipo de negocio del que estemos hablando. En una tienda online, por ejemplo, es importante saber el ticket de compra medio por cada pedido, los ingresos que te proporciona cada cliente a lo largo del año, cuáles son las quejas más habituales, etc.

Disponer de estos datos es muy importante para desarrollar tu estrategia de comunicación y ventas, mejorar la experiencia del cliente y tratar de maximizar tus ingresos a partir de la fidelización de clientes.

¿Cuál es el mejor método para hacer un seguimiento de tus ventas?

No hay un método único para hacer un seguimiento de tus clientes. Hay algunos que hacen el seguimiento de ventas con Excel, y es una forma de hacerlo. Pero lo cierto es que cuantos más clientes tenga tu negocio, más complejo se vuelve el proceso y más tiempo tardas en hacer un seguimiento eficaz de todas las prospecciones y comunicaciones.

Lo ideal es trabajar con una herramienta CRM integrada en el ERP, que te permita crear tus campañas en función del segmento al que pertenece cada cliente. Una solución que te permita organizar tus contactos, clasificarlos y controlar las comunicaciones que has recibido para que puedas dar un buen tiempo de respuesta.

Pero el CRM no es la única herramienta que necesitas. Para hacer un buen seguimiento de ventas necesitas visualizar los datos desde el punto de vista de la estrategia de negocio. No sólo necesitas ver cuántos ingresos ha generado cada cliente, sino también qué productos se han vendido más, de dónde proceden principalmente tus ingresos, etc.

Con un sistema ERP podrás tener una visión realista de los riesgos en tu negocio. Por ejemplo, si tienes una empresa de servicios y un cliente representa el 30% de tu facturación, se trata de un cliente estratégico que tiene una gran importancia en la estabilidad de tu negocio. Necesitas fidelizar a tus clientes y ofrecerles un servicio eficaz, rápido y profesional.

Pero, por otra parte, debes considerar también cuáles son los riesgos que esto representa para tu negocio. Porque la pérdida de ese cliente supondría una reducción drástica de tus ingresos en el corto plazo, lo que situaría tu negocio en una situación crítica. Contemplar esta realidad te permite optimizar tu estrategia de ventas para fidelizar a un mayor número de clientes, aumentar el ticket de compra por cliente. En definitiva, reducir los riesgos y aumentar la estabilidad.

Pasos para crear una estrategia de seguimiento de clientes

Veamos los diferentes aspectos que debes tener en cuenta a la hora de identificar y organizar a tus clientes en un software ERP-CRM.

1. Identifica a tu audiencia

Clasifica a tus clientes y potenciales clientes según sus características, intereses, tipo de productos o servicios que suelen comprar, ticket de compra, etc.

2. Evalúa el proceso de ventas

Haz un seguimiento del recorrido o circuito que realiza el cliente potencial para realizar una o más compras. Considera las necesidades de los clientes y las comunicaciones que tienen con tu empresa a lo largo de su relación contigo.

3. Establece KPI’s

Define las métricas y objetivos que has establecido para tu estrategia de seguimiento de ventas. Determina a dónde quieres llegar a nivel global o con cada cliente para anticiparte ante cualquier situación que pueda suponer una oportunidad de negocio o reducción de los riesgos.

4. Explota tu herramienta CRM

Una vez hayas clasificado a tus clientes en grupos o segmentos, define la estrategia CRM que vas a utilizar. Habrá clientes recientes a los que te interese fidelizar, otros que se otros que se encuentren en un momento previo a su primera compra y necesitas generar confianza…

Determina las mejores técnicas comerciales para la comunicación con cada tipo de cliente, teniendo siempre como objetivo la mejora de la experiencia de cliente y la fidelización de tus compradores.

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