Ventajas de la gestión de inventario en tiempo real

La gestión de inventario es uno de los procesos de almacén más importantes para tener una visión real de los activos de la empresa. Existen diferentes formas de realizar la gestión de inventario, lo habitual en muchas empresas es utilizar la última parte del año para realizar el conteo de inventario y verificar las unidades disponibles que hay en el almacén, de cara al cierre del año.

Las nuevas tecnologías han facilitado que las empresas puedan llevar a cabo la gestión del inventario en tiempo real, asegurando que su inventario está siempre actualizado en cualquier momento, gracias a la integración de los diferentes programas que utiliza la empresa en una sola herramienta (almacén, TPV, ecommerce...).

En este post te mostraremos cuáles son los beneficios de la gestión de inventario en tiempo real.

¿Qué es la gestión de inventario en tiempo real?

La gestión de inventario en tiempo real consiste en el proceso de contabilizar el stock de manera permanente o continua, en lugar de esperar a un determinado momento para contar manualmente las unidades disponibles.

Esta forma de gestionar el inventario es posible gracias a las nuevas tecnologías que permiten actualizar las unidades en almacén de manera automática, independientemente del canal de venta en el que se haya producido, o el almacén al que hayan llegado el nuevo stock adquirido.

La ventaja se concentra en la disposición de un software de gestión en la nube, accesible desde cualquiera de tus almacenes, sedes u oficinas, conectado a tu sistema TPV en todos sus puntos de venta y a tu tienda online.

Ventajas de hacer la gestión de inventario en tiempo real

Tradicionalmente se ha llevado la gestión del inventario a través de programas de ofimática y un sistema de conteo manual, verificando presencialmente en el almacén la disponibilidad de productos.

Esto es una tarea compleja incluso en el caso de tener tus productos convenientemente etiquetados para que se puedan leer con un lector de código de barras, ya que debes comprobar visualmente que todas las mercancías que dices tener en tu inventario en Excel o Access se corresponda con lo real.

La razón por la que muchas veces hay desajustes es por el hecho de que la empresa no lleva su inventario actualizado. Cuando se producen ventas, éstas se registran para otros objetivos, como la presentación del IVA o la contabilidad, pero no se realiza una gestión del inventario de manera permanente para evitar que se produzcan grandes desajustes o desvíos.

La consecuencia de todo esto es que al final del año el conteo de inventario es un auténtico caos, porque se han producido numerosos errores o descuidos a la hora de contabilizar la salida y entrada de mercancías, por lo que en muchas PYMEs suelen tener problemas a finales de año a la hora de calcular el inventario.

¿Qué necesitas para gestionar tu inventario en tiempo real?

En primer lugar, necesitas dejar de realizar tu inventario con Excel o herramientas de ofimática, y empezar a utilizar un software de gestión empresarial que incluya funciones de gestión de almacén y control de inventario.

Es muy importante que esta herramienta de gestión de inventario forme parte de tu programa ERP, con el que gestiones las ventas y las compras, hagas las facturas y gestiones todas las operaciones. De este modo, no tendrás que introducir datos manualmente cuando se produzcan ventas.

Cuando se produzcan ventas en tus tiendas físicas o tu tienda online, los datos se actualizarán automáticamente en el inventario, que reflejará la realidad de tu empresa de manera más precisa. Por otra parte, cuando adquieras nuevas mercancías, simplemente tienes que introducir la compra en tu software de gestión y tu inventario se actualizará de manera automática.

Al tener todos tus procesos integrados en el software ERP, ya no tendrás que introducir los datos de ventas de manera manual en tus sistemas, ya que trabajas con un solo software en el que se integra todo. Es lo más cómodo para mejorar la productividad y evitar los errores derivados de la gestión manual de inventario, tan habitual por desgracia en muchas PYMEs.

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El software de gestión empresarial myGESTIÓN es un software ERP online que incluye funcionalidades de gestión de ventas y facturación, gestión de compras, contabilidad, gestión de almacén, sistema TPV y gestión de stock e inventario. A través de esta herramienta puedes optimizar tus procesos de almacén para evitar ineficiencias y desviaciones y hacer que tu negocio funcione mejor.

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