Programa para la gestión de mantenimientos

Una empresa o departamento dedicado a tareas de servicio técnico o mantenimiento con cientos o miles de contratos anuales necesita un programa de gestión de mantenimiento. Un software de este tipo controla por completo todos los mantenimientos preventivos y correctivos. También permite facturar los contratos o las reparaciones a los clientes de forma masiva y rápida.

Esto solo se logra con un software GMAO. En la herramienta se registran, además de otros datos: los clientes, información de productos o instalaciones a reparar, contratos, órdenes de trabajo y facturación final.

¿Qué es un programa para la gestión de mantenimientos?

GMAO son las siglas de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador o computadora. También conocido como CMMS -según sus siglas en inglés, Computerized Maintenance Management System-, un software GMAO permite revisar y gestionar el estado de los equipos, propiedades, vehículos, etc. que una empresa mantiene o controla. Ya sean bienes para el funcionamiento propio de la empresa o de los clientes.

Automatizar y digitalizar la gestión del mantenimiento de un negocio es una necesidad. Un programa de mantenimiento como myGESTIÓN gestiona toda la información relacionada con los tareas de mantenimiento:

• Clientes y proveedores


• Productos, bienes, instalaciones y datos relacionados como garantías o números de serie


• Actividades de mantenimiento preventivas y correctivas


• Órdenes de trabajo y generación de avisos automática


• Facturación final de contratos u órdenes

Un software para la gestión del mantenimiento, en definitiva, simplifica, facilita y reduce las labores de administración de todo el personal técnico y administrativo de la compañía.

¿Para qué sirve un software GMAO?

El programa GMAO permite crear y gestionar contratos de mantenimiento preventivos o correctivos -MPC-. Dentro de cada contrato, un sistema GMAO permite registrar la fecha de inicio y fin del contrato; el producto, bien o servicio que se incluye en el contrato -y el control de garantías de estos productos y servicios contratados-; o los trabajos a realizar y/o los productos adicionales contratados.

Además, con el programa para la gestión de los contratos de mantenimiento se puede programar un periodo de visitas -semanal, bimensual, trimestral, anual, etc.-, asignar un técnico y un día de la semana para que se generen avisos automáticos y los trabajadores acudan al domicilio o instalación del cliente. De esta forma, los mantenimientos preventivos están cubiertos y automatizados con la herramienta informática.

Por otro lado, los mantenimientos correctivos, es decir, mantenimientos o reparaciones que no estaban previstos, también están contemplados por un software GMAO. Por ejemplo, un cliente notifica por teléfono que la caldera que compró recientemente no le funciona. En este caso, hay que generar un aviso u orden de trabajo desde el contrato de mantenimiento del cliente y asignárselo a un técnico para que acuda a solventar la incidencia.

Reparaciones y facturación de los mantenimientos

Los contratos tienen una fecha de facturación para cobrar por los productos o servicios prestados. Con el software de mantenimiento se pueden facturar los contratos de manera automática y enviar las facturas a los clientes por e-mail con un solo clic. Además, también puedes registrar los mantenimientos correctivos, incluir los costes y facturárselos al cliente.

Por ejemplo, una empresa de mantenimiento industrial que, además de prestar unos servicios o productos a lo largo de un periodo, debe también solventar reparaciones puntuales. El cliente comunica el fallo por e-mail o teléfono o da de alta el aviso desde la Extranet de cliente de myGESTIÓN. Desde el software, se genera una orden de trabajo y se asigna a un técnico.

En las instalaciones del cliente, el técnico puede tomar fotografías o vídeos y adjuntarlas a la orden para dejar constancia del fallo de la máquina o equipo -o realizar un presupuesto in situ si el fallo no se incluyera en la garantía-. El cliente firma la orden de trabajo y se da por cerrada. En última instancia, se puede emitir una factura de esa orden o dejarla sin facturar.

Calendario y planificación del personal de mantenimiento

Si hay muchos trabajador de personal técnico dentro de la empresa o el departamento es muy útil conocer el calendario de trabajo de cada uno. No es eficiente que, por error, un técnico tenga para una semana 50 órdenes de trabajo asignadas y otro, solamente 15.

Con un programa de gestión de mantenimientos puedes visualizar en tiempo real el calendario de todos los técnicos y los avisos de los próximos días. Desde la herramienta, de un vistazo en pantalla o a través de un informe más detallado, se asignan las órdenes en función de la disponibilidad de cada técnico.



Esta situación sólo se puede producir por una mala gestión y planificación del personal responsable del negocio o del equipo de mantenimiento. Es eficiente y necesario que los trabajadores se equiparen en sus labores y no es justo que por desconocimiento se sobrecargue el trabajo en un unos pocos.

Informes y analítica en un software de mantenimiento

Mantenimientos preventivos y correctivos quedan asociados al contrato de mantenimiento original que se registra en el GMAO de myGESTIÓN. Esta asociación de datos permite ver en el futuro a través de informes o del Cuadro de Mando qué contratos o qué productos están presentando un mayor volumen de incidencias. En definitiva, tener disponibles en todo momento los indicadores de rendimiento más importantes de la gestión de los mantenimientos.

Respecto a los mantenimientos preventivos, también se puede obtener un informe que muestre los avisos que se generarán en los próximos días. Así, el departamento técnico puede saber en todo momento las próximas visitas a las que debe de acudir el personal técnico.

Prueba myGESTIÓN de forma gratuita durante 15 días sin ningún compromiso y acceder a la demo del módulo GMAO. Además, descarga la app de myGESTIÓN con el botón de abajo para gestionar las reparaciones y las órdenes de trabajo.




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