CRM vs. Excel: por qué gestionar tu cartera de clientes con un CRM es más eficaz

Quizás estás utilizando actualmente una plantilla de Excel para la gestión de las relaciones con tus clientes. Dispones de una larga lista de compradores con sus datos de contacto e información sobre sus compras y la vas actualizando día a día con las nuevas ventas que realizas a través de tu negocio. Sin embargo, ¿es éste sistema el más conveniente? ¿qué ventajas implica el CRM en línea frente al software tradicional?

¿Se puede gestionar las relaciones con tus clientes con Excel?

Lo cierto es que utilizar Excel para gestionar las relaciones con tus clientes es un método muy tradicional y que no está a la altura de las necesidades del comercio hoy día. Si dispones de una tienda en línea, seguir gestionando las relaciones con tus clientes es una verdadera locura y un extra de trabajo inmenso que te está quitando un montón de tiempo.

Pero por responder a la pregunta del epígrafe, la respuesta es sí, se pueden gestionar las relaciones con tus clientes a través de un Excel, aunque con muchas desventajas.

Desventajas de gestionar las relaciones con tus clientes con Excel

En primer lugar, debemos tener en cuenta que se trata de un método completamente manual. Aunque lo hagas a través de un ordenador, vas a tener que anotar dato por dato, o descargar tu base de datos de clientes en CSV de tu tienda online cada cierto tiempo para mantener tu tienda actualizada.

A continuación, si quieres desarrollar cualquier campaña CRM, debes exportar los datos de contacto de tus clientes a un correo electrónico, desde el que le mandarás la información que deseas enviar.

El gran problema sin embargo de utilizar Excel es que se trata de un método que no permite una fácil automatización:

• Probablemente no logres segmentar a través de Excel tan eficazmente como mediante un buen CRM.


• Vas a tener que enviar e-mails manualmente, en lugar de programar emails para enviarlos automáticamente a determinados grupos de clientes, que han manifestado previamente sus intereses.


• Te lleva una cantidad de trabajo tremenda y cometer errores es mucho más fácil de lo que crees. Y no lo olvides: estás trabajando con datos que estás obligado a proteger por normativa legal.

Por qué utilizar un software CRM

Las siglas CRM, como ya sabrás, corresponden al término en inglés Customer Relationship Management. Consiste en un sistema de gestión de las relaciones con tus clientes que te permitirá disponer de una base de datos segmentada y, lo más importante, conectada en línea con tu software de gestión ERP y tu tienda en línea.

• Un programa CRM almacenará datos de clientes en tiempo real, sin que tengas que desarrollar tareas adicionales de forma manual a través de un Excel.


• Cuando vayas a realizar una campaña CRM, simplemente tendrás que acudir a la base de datos que necesitas y tendrás todos los datos segmentados, sin los típicos errores que se cometen durante las tareas manuales.


• La información se actualiza en tiempo real, de modo que no tienes que descargar datos de tu tienda online y pasarlos a tu Excel, para a continuación darlos de alta en tu software de gestión. Toda la información está cruzada y en un mismo software.

Es importante tener por tanto en cuenta que, cuando hablamos de Excel, nos referimos a un programa que instalamos en nuestro ordenador y que no podemos conectar con nuestro software de gestión o nuestra tienda en línea. Está pensado para realizar trabajos in situ, mientras que el software CRM está por lo general interconectado con otras herramientas, cuya información es necesario cruzar.

Por otra parte, esto otorga una gran ventaja operativa para la empresa, ya que si la información se encuentra en la nube y no en un archivo alojado en un ordenador, responsables de diferentes departamentos y el propio jefe pueden acceder al software con los permisos correspondientes para consultar o analizar la información que necesiten.

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Una de las funcionalidades que te ofrece myGESTIÓN es la oportunidad de disponer de tu propio CRM, conectado con tu software de gestión. A través de esta aplicación podrás hacer mucho más fáciles y eficaces la gestión de las relaciones con tus clientes, así como una mejor y más potente segmentación que si clasificaras y ordenaras estos datos manualmente.

Tu software de gestión empresarial vinculado a tu CRM te permitirá almacenar datos de clientes y desarrollar tus campañas CRM para conseguir optimizar tus acciones de marketing y ventas, de modo que puedas lograr una mejora de los resultados y un aumento de la facturación.

Si quieres probar nuestro software de gestión con todas las funcionalidades, incluido el módulo CRM, puedes hacerlo dándote de alta gratis en myGESTIÓN. Empieza a conocer las ventajas de gestionar tu cartera de clientes con un software en línea y reduce los errores y equivocaciones típicos de las tareas manuales.


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