¿Cómo gestionar mejor tu cartera de clientes?

La gestión de tu cartera de clientes es un tema muy importante. Para empezar, desde el momento en el que estableces una relación comercial con tu cliente, ya sea de palabra o mediante contrato, tienes que guardar documentos que te van a resultar útiles y que en algunos casos es imprescindible guardar.

Sin ir más lejos, las facturas, que tendrán que presentarse a Hacienda en caso necesario. Pero no sólo las facturas; también los contratos, presupuestos y otro tipo de documentos de trabajo deben mantenerse por ambas partes para mayor seguridad y control en la relación de trabajo.

Con frecuencia, sin embargo, se producen cambios en nuestras relaciones con los clientes. Estos cambian el nombre de su empresa, porque pasan de ser autónomos a una S.L y adquieren un CIF, o se van a otra dirección fiscal, o cualquier otro tipo de razón.

Cuando tus clientes son pocos, esto en sí mismo no supone un gran quebradero de cabeza. Pero si dispones de muchos clientes, gestionarlo de manera manual pueda llegar a ser una locura, por lo que aquí es donde entran en juego los programas de gestión online como myGESTIÓN.

¿Qué tengo que hacer para gestionar mejor mi cartera de clientes?

Para empezar, debes mantener los datos fiscales de todos y cada uno de tus clientes actualizados. Cuando se hacen las facturas manualmente, es muy habitual acabar escribiendo una antigua dirección fiscal, o mudar algún dato clave que tendría que ser diferente.

En un programa de gestión en la nube, sin embargo, das de alta a tu cliente y ya siempre que hagas una factura para ese cliente, los datos que salgan serán los mismos. Si tu cliente cambia algún dato, simplemente tendrás que cambiar el dato del cliente y automáticamente todas las nuevas facturas que hagas para ese cliente llevarán los datos actualizados.

Por otro lado, la gestión de la cartera de clientes no sólo tiene que ver con aspectos administrativos y fiscales, sino también comerciales. ¿Qué importancia tiene ese cliente en tu negocio? ¿Qué porcentaje de tu facturación global supone? ¿Cómo ha evolucionado la facturación de este cliente a lo largo de los meses? ¿Es un cliente que paga siempre a tiempo o forma parte de tu lista de morosos?

Todos estos aspectos son claves en la gestión de un negocio. Porque es información. Y la información te puede ayudar a mejorar procesos que no están funcionando bien.

La gestión de clientes y la gestión de cobros

Uno de los aspectos clave que tendrás que tratar de mejorar en tu negocio es la gestión de cobros. Si un cliente se retrasa en los pagos, esto te supone un perjuicio para tu negocio, ya que es posible que no puedas pagar a tus proveedores a tiempo, o tengas que echar mano de un fondo de emergencia para poder mantener tu negocio a flote.

La falta de información es uno de los mayores peligros a los que te puedes enfrentar, porque si no llevas este asunto seriamente, aunque tengas una alta facturación, es probable que esto te suponga un perjuicio a la hora de controlar tu liquidez.

La importancia de un cliente en la facturación total

Hay clientes que a lo mejor pueden suponer el 60% de tu facturación mensual, lo que les da un inmenso poder sobre el bienestar y el futuro de tu negocio. Cuando esto es así, te interesará cuidar a ese cliente especialmente, pero además debes tener en cuenta una cosa. Que la relación con cada cliente puede ir mejorando o empeorando, que en ocasiones es posible que un cliente haga que tu facturación suba, pero otro haga que ésta baje.

Gestionar estos altibajos es clave si estudias tus datos de ventas en sentido global. La pérdida de un buen cliente puede suponer que tengas que realizar acciones de choque para tratar de no perder rentabilidad y conseguir más ventas. Por otro lado, la llegada de un nuevo cliente fuerte te obliga también a reorganizar tu negocio para poder trabajar operativamente y gestionar yu negocio en las mejores condiciones.

Gestión de clientes avanzada

Cuando hablamos no sólo de los aspectos administrativos, fiscales y comerciales, sino también del grado de satisfacción del cliente con nosotros, tenemos que dar un paso más allá en la medición de resultados.

Para poder lograr esto, una de las herramientas básicas que disponemos en la nube es el CRM, que te permitirá atender las peticiones de tus clientes sea cual sea el medio a través del cual llegan hasta ti. Además, sabrás cuál habrá sido el resultado de cada interacción, de modo que la gestión de las relaciones con tus clientes será más eficaz y estará más enfocada a la mejora de la facturación y la maximización de beneficios.

Si quieres gestionar sabiamente tu cartera de clientes, aprende a extraer información sobre su comportamiento a lo largo del año a través de un programa de facturación en la nube que te proporcione esta información.

¿Tienes dudas sobre cómo mejorar tus relaciones con tus clientes? ¿Cómo enfocar tu estrategia de cara a aumentar tu facturación? Comparte tus ideas con nosotros en los comentarios.


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